Implantación de informes BI para las áreas comercial y de marketing
Implantación integral de BI: análisis de negocio, data marts, informes para directivos y gestores, configuración de accesos y mantenimiento.
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Automatización de la aprobación de promociones
Organicé el proceso de aprobación y lanzamiento de promociones, desde un registro compartido en Google Sheets hasta su automatización en un sistema interno de aprobaciones.
Responsable del proyectoContexto y reto
Marketing y analítica acordaban las promociones en conversaciones privadas del servicio de mensajería corporativa, mientras que los demás departamentos recibían la información en un chat general. Se perdían aprobaciones, se incumplían plazos y se producían errores en las notificaciones. Los cambios en las condiciones de las promociones después de su aprobación no siempre llegaban a todos los participantes, lo que provocaba actuaciones descoordinadas y desacuerdos durante el lanzamiento.
Mi aportación
Analicé el proceso, definí los parámetros necesarios de las promociones y establecí el flujo de trabajo desde la solicitud hasta la comunicación del lanzamiento. Primero organicé las aprobaciones en Google Sheets y documenté los procedimientos. Una vez ajustado el proceso, preparé su lógica y los requisitos para trasladarlo al sistema interno de aprobaciones y entregué la solución al equipo de TI para automatizarla.
Metodología y solución
Etapa 1. Registro compartido y procedimientos
- Reuní los parámetros necesarios de las promociones en un registro compartido de Google Sheets. Cada solicitud incluía campos definidos para las condiciones y los plazos, de modo que los participantes trabajaran con un conjunto de datos común.
- Desarrollé procedimientos para presentar y aprobar solicitudes, registrar las promociones en el sistema operativo e informar a los departamentos implicados. Documenté la secuencia de acciones y los traspasos entre participantes.
- En esta etapa se resolvieron los principales fallos de aprobación y lanzamiento. Google Sheets permitió ajustar el proceso en la práctica, pero sus limitaciones de usabilidad y fiabilidad motivaron el traslado a un sistema interno.
Etapa 2. Automatización en el sistema interno
- Preparé el diagrama del proceso, los atributos de las promociones y los flujos de datos a partir del procedimiento ya probado. Este diseño sirvió de base para trasladar las aprobaciones de la hoja de cálculo al sistema interno.
- En el sistema interno se automatizaron el envío y la reasignación de solicitudes entre responsables de aprobación conforme al flujo definido. La secuencia de aprobación quedó incorporada al proceso gestionado por el sistema.
- Después de registrar una promoción, la persona responsable marcaba la tarea como completada en el sistema. Esta acción activaba automáticamente las notificaciones a todos los departamentos implicados, vinculando la comunicación a la preparación efectiva de la promoción.
Calendario de marketing y datos para el análisis
- Los registros de las promociones incorporadas al sistema formaron un calendario de marketing con las condiciones y las fechas de las actividades realizadas. La empresa obtuvo una fuente común de información sobre las promociones ejecutadas.
- Los parámetros estructurados de las promociones se convirtieron en una nueva fuente de datos para analizar posteriormente las actividades promocionales y de marketing en relación con el calendario.
Resultado
La aprobación y el lanzamiento de promociones se convirtieron en un proceso habitual, ágil y claro. Los errores y los fallos de lanzamiento se eliminaron prácticamente, y las notificaciones automáticas mantuvieron informados a tiempo a los departamentos implicados. La empresa obtuvo un procedimiento de coordinación probado y un historial estructurado de promociones para el análisis posterior de las actividades de marketing.
Contacto
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Vivo en Tiflis, Georgia.
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